— 01Parties
Le Responsable du traitement : le Client, titulaire d'un abonnement Calculateur Recrues, qui active la capture de leads sur sa page publique.
Le Sous-traitant : Actonix SRL, Rue des Alliés 43, 6044 Roux (Belgique), numéro d'entreprise 0785.333.279.
Le présent accord ne s'applique qu'aux données de candidats. Les données du compte du Client lui-même (email, abonnement, simulations) relèvent de notre propre responsabilité de traitement et de la politique de confidentialité.
— 02Description du traitement
| Objet | Hébergement et mise à disposition des coordonnées transmises volontairement par des candidats depuis la page de simulation du Client. |
| Nature | Collecte via formulaire, stockage, consultation par le Client, export, effacement. |
| Finalité | Permettre au Client de recontacter un candidat intéressé. Le Sous-traitant n'assigne aucune autre finalité à ces données. |
| Catégories de personnes | Candidats à l'emploi ayant utilisé la page publique du Client et ayant explicitement consenti au partage. |
| Catégories de données | Prénom, nom, adresse email, CV au format PDF (facultatif), poste et tranche visés, net mensuel estimé, date, ainsi que la date et la version du texte de consentement accepté. |
| Données sensibles | Aucune catégorie particulière n'est demandée. Le Client reconnaît qu'un CV peut, à l'initiative du candidat, en contenir (santé, appartenance syndicale, origine), et qu'il lui revient d'en assurer un traitement licite. |
| Durée | La durée de l'abonnement du Client, sauf effacement antérieur décidé par lui. |
— 03Obligations du Responsable du traitement
Le Client, en tant que responsable, s'engage à :
- déterminer une base légale et une durée de conservation propres, et à en informer les candidats ;
- fournir aux candidats l'information requise par les art. 13 et 14 du RGPD, au-delà de la mention affichée sur la page de collecte ;
- ne collecter que ce qui est nécessaire à son processus de recrutement (art. 5.1.c) ;
- supprimer les données devenues inutiles, ou sur demande d'un candidat, depuis son espace ;
- traiter lui-même les demandes des candidats (accès, effacement, retrait du consentement) : lui seul décide.
Le Client garantit le Sous-traitant contre toute réclamation résultant d'un manquement à ces obligations.
— 04Traitement sur instruction documentée (art. 28.3.a)
Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Client. Les présentes conditions, complétées par les paramètres que le Client définit dans son espace (activation de la capture, contenu de la page, suppression d'un lead), constituent ces instructions.
Le Sous-traitant n'utilise ces données à aucune fin propre : ni prospection, ni revente, ni cession, ni entraînement de modèles, ni statistiques nominatives.
S'il est tenu de traiter ces données en vertu du droit de l'Union ou d'un État membre, il en informe le Client avant traitement, sauf interdiction légale. Il l'informe également s'il estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD.
— 05Confidentialité (art. 28.3.b)
Le Sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter ces données soient soumises à une obligation de confidentialité. L'accès aux données de production est limité aux personnes strictement nécessaires à l'exploitation et à la maintenance du service.
— 06Sécurité (art. 28.3.c et art. 32)
Les mesures suivantes sont en place :
- chiffrement des communications (HTTPS/TLS) ;
- cloisonnement des CV : stockés hors de l'espace public du site, sous un nom aléatoire, jamais servis en accès direct ;
- contrôle d'accès par propriétaire : un lead et son CV ne sont accessibles qu'au compte auquel ils appartiennent, vérifié à chaque requête ;
- authentification par mot de passe haché, verrouillage après échecs répétés, confirmation d'adresse email obligatoire ;
- limitation du débit des requêtes pour contenir les abus automatisés ;
- hébergement dans l'Union européenne (voir §08).
Le Client reconnaît que ces mesures sont adaptées au risque compte tenu de la nature du service, et qu'aucune mesure n'offre de garantie absolue.
— 07Consentement du candidat
Le Sous-traitant recueille le consentement du candidat pour le compte du Client, selon les modalités suivantes :
- la capture est désactivée par défaut : elle n'a lieu que si le Client l'active ;
- le formulaire est facultatif et n'apparaît qu'après le résultat : le candidat obtient sa simulation et son PDF sans rien communiquer ;
- la case de consentement est décochée par défaut et nomme explicitement le Client destinataire ;
- aucun lead n'est enregistré si la case n'est pas cochée, ce contrôle étant appliqué côté serveur ;
- la date et la version du texte accepté sont enregistrées avec chaque lead, et figurent dans l'export CSV — c'est la preuve du consentement du Client au sens de l'art. 7.1.
— 08Sous-traitants ultérieurs (art. 28.2 et 28.3.d)
Le Client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants pour ce traitement :
| Sous-traitant ultérieur | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| AlwaysData | Hébergement de la base de données et des CV | France (Union européenne) |
Les données de candidats ne sont transmises à aucun autre prestataire : ni à Stripe, ni à notre service d'envoi d'emails, ni à notre outil de mesure d'audience.
Le Sous-traitant informe le Client par email de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur, au moins 30 jours avant. Le Client peut s'y opposer pour un motif légitime et tenant à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier son abonnement sans frais, avec remboursement au prorata.
Aucun transfert hors de l'Union européenne n'a lieu pour ce traitement.
— 09Assistance aux droits des personnes (art. 28.3.e)
Le Client dispose dans son espace des moyens de répondre lui-même, sans notre intervention, aux demandes des candidats : consultation, export CSV, téléchargement du CV, et suppression d'un lead — qui efface également le CV du disque.
Si un candidat nous adresse directement une demande, nous ne la traitons pas nous-mêmes : nous la transmettons au Client dans les meilleurs délais et l'assistons si nécessaire.
— 10Violations de données (art. 28.3.f et art. 33.2)
Le Sous-traitant notifie au Client toute violation de données à caractère personnel le concernant dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations dont il dispose sur la nature de la violation, ses conséquences probables et les mesures prises.
La notification à l'autorité de contrôle et, le cas échéant, aux candidats concernés, incombe au Client en sa qualité de responsable du traitement. Le Sous-traitant l'assiste dans cette démarche, ainsi que pour toute analyse d'impact (art. 35) ou consultation préalable (art. 36) portant sur ce traitement.
— 11Sort des données en fin de contrat (art. 28.3.g)
Le Client peut à tout moment exporter ses leads au format CSV et télécharger les CV depuis son espace.
À la suppression du compte, l'ensemble des leads et des CV est effacé définitivement et immédiatement, y compris les fichiers sur disque. Cette action est irréversible : il appartient au Client d'exporter au préalable ce qu'il souhaite conserver.
En cas de simple résiliation de l'abonnement sans suppression du compte, les données restent accessibles au Client, qui demeure responsable de leur conservation et de leur effacement.
Aucune copie n'est conservée par le Sous-traitant au-delà de ces opérations, sauf obligation légale de conservation.
— 12Audit et démonstration de conformité (art. 28.3.h)
Le Sous-traitant met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent article, sur demande écrite adressée à calculateur@actonix.be.
Le Client peut faire réaliser un audit, à ses frais, moyennant un préavis raisonnable de 30 jours, au maximum une fois par an — sauf incident de sécurité avéré —, pendant les heures ouvrables, sans perturber le service, et à condition que l'auditeur soit soumis à une obligation de confidentialité et ne soit pas un concurrent du Sous-traitant.
— 13Durée et droit applicable
Le présent accord prend effet à l'activation de la capture de leads et s'achève avec l'abonnement ou la suppression du compte. Il est régi par le droit belge, et les §11 et §14 des conditions générales de vente lui sont applicables pour le surplus.